3-2-1-Backup-Regel: So sichern Sie Website und E-Mail richtig

Ein versehentlich gelöschter Ordner, ein Update, das den Shop lahmlegt, ein gehacktes Kontaktformular oder Ransomware auf dem Büro-PC: Ob ein solcher Vorfall nur ärgerlich oder geschäftsgefährdend wird, hängt fast immer an einer Frage. Gibt es eine aktuelle Sicherung, die sich auch wirklich wiederherstellen lässt? Die 3-2-1-Regel ist seit Jahren der bewährte Maßstab dafür. Wir zeigen, was sie bedeutet und wie Sie sie für Website und Postfächer umsetzen.

Die Regel in einem Satz

Halten Sie mindestens drei Kopien Ihrer Daten vor, auf zwei unterschiedlichen Speicherarten, und bewahren Sie eine davon an einem anderen Ort auf.

• 3 Kopien: das Original und zwei Sicherungen. Fällt eine aus oder ist sie beschädigt, bleibt immer noch eine.
• 2 Speicherarten: zum Beispiel der Server und ein externer Speicher oder der Cloud-Speicher eines anderen Anbieters. So trifft ein Fehler in einem System nicht alle Kopien gleichzeitig.
• 1 Kopie außer Haus: räumlich getrennt, damit Brand, Wasserschaden oder der Ausfall eines Rechenzentrums nicht alles auf einmal erwischen.

Die Erweiterung: 3-2-1-1-0

Weil Ransomware heute gezielt auch erreichbare Sicherungen verschlüsselt, ergänzen viele die Regel um zwei Punkte: eine Kopie offline oder unveränderbar, sodass sie sich nachträglich weder löschen noch überschreiben lässt, und null Fehler, also regelmäßig geprüfte Sicherungen mit getesteter Wiederherstellung.

Was bei einer Website gesichert werden muss

• Dateien: Programmcode, Themes, Plugins und vor allem hochgeladene Inhalte wie Bilder und Dokumente.
• Datenbank: Seiten, Beiträge, Bestellungen, Kundenkonten und Einstellungen.
• Konfiguration: Dateien wie .htaccess, wp-config.php oder .env, eingerichtete Cronjobs und Ihre DNS-Einträge.
• E-Mail-Postfächer: dazu gleich mehr.

Wichtig: Dateien und Datenbank sollten zum selben Zeitpunkt gesichert werden. Sonst verweisen Beiträge nach der Wiederherstellung auf Bilder, die es im Dateistand noch nicht oder nicht mehr gibt.

So sieht die Regel mit Ihrem Hosting aus

1. Kopie 1 - die Live-Daten auf dem Webserver.
2. Kopie 2 - das automatische Backup Ihres Hosters. Im Shared Hosting sichern wir jede Nacht Webdaten, Datenbanken und E-Mails. Die Sicherungen liegen verschlüsselt und georedundant in einem externen Rechenzentrum auf separatem Speicher. Die Wiederherstellung übernehmen wir kostenfrei, ein Ticket genügt. Details finden Sie in unserem Artikel Wie funktioniert unser Backup-System?
3. Kopie 3 - eine Sicherung in Ihrer eigenen Hand. Zum Beispiel ein regelmäßig erstelltes und heruntergeladenes Backup auf einem eigenen Speicher, etwa einem NAS oder dem verschlüsselten Cloud-Speicher eines anderen Anbieters.

Warum die dritte Kopie, wenn der Hoster doch sichert? Weil sie Sie unabhängig macht: von der Aufbewahrungsdauer der Hoster-Sicherung, von einem Anbieterwechsel und von dem Fall, dass Zugangsdaten in falsche Hände geraten. Vor größeren Änderungen wie Updates oder einem Theme-Wechsel lohnt sich zusätzlich ein manuelles Backup.

Postfächer nicht vergessen

Ein häufiger Irrtum: „Meine E-Mails sind doch im Mailprogramm." Bei IMAP liegen die Nachrichten auf dem Server, das Programm zeigt nur einen synchronisierten Stand. Löschen Sie dort versehentlich einen Ordner, verschwindet er auch auf dem Server und auf allen anderen Geräten. IMAP ist also keine Sicherung.

• Server-Backup: Unsere nächtliche Sicherung umfasst die Postfächer, einzelne Konten lassen sich vollständig wiederherstellen.
• Eigene Kopie: Mailprogramme wie Thunderbird oder Outlook können Ordner lokal archivieren oder exportieren. Diese Datei gehört dann in Ihre eigene Datensicherung.
• Archivierung: Geschäftliche E-Mails können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Ein Backup ersetzt keine revisionssichere Archivierung. Klären Sie die Anforderungen am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Eine Sicherung ist erst gut, wenn die Wiederherstellung klappt

Viele merken erst im Ernstfall, dass das Backup unvollständig ist oder niemand weiß, wie man es zurückspielt. Planen Sie deshalb vorab:

• Wie alt darf die letzte Sicherung höchstens sein? Bei einem Shop mit vielen Bestellungen sind 24 Stunden womöglich zu viel, bei einer Visitenkarten-Website reicht das locker.
• Wie lange darf ein Ausfall dauern? Daraus ergibt sich, wie schnell die Wiederherstellung gehen muss.
• Testen Sie die Wiederherstellung mindestens einmal im Jahr, etwa auf einer Test-Subdomain.
• Verschlüsseln Sie eigene Backups und bewahren Sie den Schlüssel getrennt davon auf.

Ihre Checkliste

• Drei Kopien, zwei Speicherarten, eine außer Haus.
• Dateien, Datenbank, Konfiguration und Postfächer erfasst.
• Eine Kopie offline oder unveränderbar.
• Wiederherstellung getestet und dokumentiert.
• Vor Updates zusätzlich manuell gesichert.

Sie betreiben einen Cloud Server? Dann lesen Sie auch, wie unser externes Backup für Cloud Server funktioniert.