In KeyHelp legen Sie für jede Domain fest, ob unser Server E-Mails für diese Domain empfängt und versendet, sie nur versendet oder mit E-Mail gar nichts zu tun hat. Das ist wichtig, sobald Ihre Website bei uns liegt, Ihre Postfächer aber bei einem anderen Anbieter - zum Beispiel bei Microsoft 365, Google Workspace oder Ihrem bisherigen E-Mail-Anbieter.
Diese Anleitung zeigt, wo Sie die Einstellung finden, was die einzelnen Optionen bewirken und welche Einstellung zu Ihrem Fall passt.
Häufigster Fehler: Website bei uns, Postfächer extern
Ist eine Domain auf unserem Server für E-Mail eingerichtet, betrachtet sich der Server als zuständig für diese Domain. E-Mails, die auf demselben Server entstehen - etwa aus dem Kontaktformular Ihrer Website, aus Ihrem Shop oder von anderen Websites auf dem Server -, stellt er deshalb direkt in das Postfach auf unserem Server zu. Die MX-Einträge Ihrer Domain fragt er dafür nicht ab.
Liegen Ihre Postfächer extern, kommen diese E-Mails dort nie an. Schalten Sie in diesem Fall den Empfang für die Domain in KeyHelp ab, wie unten beschrieben.
Schritt 1: Im Control Panel anmelden
Öffnen Sie im Kundenbereich unter Webhosting die Hosting-Details und klicken Sie auf Panel öffnen. Sie landen ohne erneute Anmeldung in KeyHelp. Mehr dazu in Ihr Webhosting im Überblick.
Schritt 2: Domain bearbeiten
Klicken Sie links im Menü unter Domains auf Domains. Klicken Sie in der Zeile Ihrer Domain auf das Stift-Symbol (Bearbeiten).
Schritt 3: Reiter „E-Mail" öffnen
Wechseln Sie oben in den Reiter E-Mail. Im Bereich E-Mail-Versand / -Empfang finden Sie zwei Schalter, darunter das Feld DKIM-Selektor. So sieht die Standardeinstellung aus: Die Domain kann für E-Mail verwendet werden, der Empfang läuft über unseren Server.
Die Einstellungen im Überblick
| Einstellung | Bedeutung | Passt, wenn … |
|---|---|---|
| Domain kann für E-Mail verwendet werden (an), „ausschließlich für den Versand" (aus) | Standard. Unser Server empfängt und versendet E-Mails der Domain. Sie legen die Postfächer in KeyHelp unter E-Mail-Adressen an. | Ihre Postfächer bei uns liegen und die MX-Einträge der Domain auf unseren Mailserver zeigen. |
| Domain kann ausschließlich für den Versand von E-Mails verwendet werden (an) | Postfächer der Domain bei uns dienen nur noch zum Versenden. Den Empfang übernimmt ein externer Mailserver, den Sie über die MX-Einträge der Domain festlegen. | Ihre Postfächer extern liegen, Ihre Website aber über ein Postfach bei uns versenden soll (zum Beispiel ein Kontaktformular mit SMTP-Anmeldung). |
| Domain kann für E-Mail verwendet werden (aus) | Unser Server ist für E-Mail dieser Domain nicht zuständig. Neue E-Mail-Adressen lassen sich für die Domain nicht mehr anlegen. | Alle Postfächer extern liegen und Sie bei uns kein Postfach der Domain brauchen. |
Fall 1: Website bei uns, Postfächer bei einem anderen Anbieter
Ihre Website liegt auf unserem Server, Ihre Postfächer zum Beispiel bei Microsoft 365. Brauchen Sie bei uns kein Postfach dieser Domain, entfernen Sie den Haken bei Domain kann für E-Mail verwendet werden und klicken Sie auf Speichern. Der zweite Schalter wird dabei ausgeblendet.
Danach behandelt unser Server Ihre Domain wie jede fremde Domain: E-Mails, etwa aus Ihrem Kontaktformular, gehen über die MX-Einträge an Ihren externen Anbieter.
Vorhandene Postfächer bleiben bestehen
KeyHelp löscht beim Abschalten keine vorhandenen Postfächer der Domain; sie stehen weiter unter E-Mail-Adressen. Sichern oder übertragen Sie deren Inhalte zuerst (zum Beispiel mit IMAPSync) und löschen Sie die Postfächer danach selbst, sobald Sie sie nicht mehr brauchen.
Fall 2: Empfang extern, Versand auch über unseren Server
Ihre Postfächer liegen extern, Ihre Website oder Ihr Shop versendet E-Mails aber über ein Postfach bei uns, etwa info@ihre-domain.de mit SMTP-Anmeldung. Lassen Sie dann Domain kann für E-Mail verwendet werden aktiviert und setzen Sie zusätzlich den Haken bei Domain kann ausschließlich für den Versand von E-Mails verwendet werden. Klicken Sie auf Speichern.
Das Postfach bei uns dient damit nur noch zum Versenden; eingehende E-Mails nimmt der externe Mailserver entgegen, auf den die MX-Einträge zeigen.
DNS-Einträge für Fall 1 und Fall 2 anpassen
KeyHelp ändert beim Umschalten keine DNS-Einträge. Prüfen Sie deshalb in der DNS-Verwaltung Ihrer Domain - bei Domains, die Sie bei uns registriert haben, im Kundenbereich (DNS-Einträge bearbeiten):
- MX: Die MX-Einträge zeigen auf den Mailserver Ihres externen Anbieters. Die genauen Werte nennt Ihr Anbieter.
- SPF: Der SPF-Eintrag (TXT-Eintrag mit
v=spf1) muss jeden Server erlauben, der E-Mails Ihrer Domain versendet. Versendet Ihre Website bei uns weiterhin E-Mails mit Ihrer Domain als Absender, ergänzen Sie den Eintrag uma(die Adresse Ihrer Website bei uns), zum Beispiel:v=spf1 a include:spf.protection.outlook.com -all. Deninclude-Teil gibt Ihr Anbieter vor. Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben. - DKIM: Versendet unser Server weiterhin für Ihre Domain, braucht auch er einen DKIM-Eintrag - siehe unten und DKIM konfigurieren und aktivieren.
Reihenfolge beim Umzug Ihrer Postfächer
- Postfächer beim neuen Anbieter anlegen und Inhalte übertragen.
- MX- und SPF-Einträge auf den neuen Anbieter umstellen.
- In KeyHelp den Empfang abschalten (Fall 1 oder Fall 2).
- Senden Sie eine Test-E-Mail über das Kontaktformular Ihrer Website und prüfen Sie, ob sie im neuen Postfach ankommt.
Geänderte DNS-Einträge brauchen je nach Gültigkeitsdauer (TTL) etwas Zeit, bis sie überall gelten.
Fall 3: Alles bei uns (Standard)
Liegen Website und Postfächer bei uns, belassen Sie die Standardeinstellung: Domain kann für E-Mail verwendet werden aktiviert, ausschließlich für den Versand deaktiviert. Die MX-Einträge Ihrer Domain zeigen dann auf unseren Mailserver.
DKIM-Selektor
Mit DKIM unterschreibt unser Server jede versendete E-Mail digital; der Empfänger prüft die Unterschrift mit einem öffentlichen Schlüssel, der als TXT-Eintrag in der DNS Ihrer Domain steht. Der Selektor ist der Name dieses Schlüssels - beim Standardwert default lautet der DNS-Eintrag default._domainkey.ihre-domain.de.
Einen eigenen Selektor brauchen Sie nur in Sonderfällen:
- Externer Anbieter nutzt bereits den Selektor „default": Wählen Sie bei uns einen anderen Namen, zum Beispiel
web, damit beide Schlüssel nebeneinander bestehen können. - Schlüssel erneuern: Ein neuer Selektor erzeugt einen neuen Schlüssel.
Wichtig: Jedes Mal, wenn Sie den Selektor ändern, erstellt KeyHelp einen neuen DKIM-Schlüssel. Verwaltet ein anderer Anbieter die DNS Ihrer Domain, tragen Sie den neuen Eintrag dort ein - sonst schlägt die DKIM-Prüfung fehl und Ihre E-Mails landen eher im Spam. Wie Sie den Eintrag auslesen und hinterlegen, steht in DKIM konfigurieren und aktivieren.
Schritt 4: Speichern und prüfen
Klicken Sie auf Speichern. KeyHelp bestätigt die Änderung mit „Die Domain … wurde aktualisiert". Solange in der Domainliste das Werkzeug-Symbol steht, richtet der Server die Änderung ein; das dauert meist weniger als eine Minute. Testen Sie danach den Empfang und den Versand mit einer E-Mail an und von Ihrer Domain.
Typische Probleme
- E-Mails aus dem Kontaktformular kommen im externen Postfach nicht an: Die Domain ist bei uns noch für E-Mail eingerichtet, der Server stellt lokal zu. Lösung: Fall 1 oder Fall 2.
- E-Mails Ihrer Website landen im Spam: Meist fehlt der Webserver im SPF-Eintrag oder der DKIM-Eintrag passt nicht zum Selektor. Prüfen Sie beide Einträge.
- Neue E-Mail-Adresse lässt sich nicht anlegen: Für die Domain ist Domain kann für E-Mail verwendet werden deaktiviert. Aktivieren Sie die Einstellung wieder, wenn Sie das Postfach bei uns brauchen.
- E-Mails werden abgelehnt oder kommen verzögert: Hinweise zur Fehlersuche finden Sie in E-Mail-Weiterleitungen & Zustellprobleme und im DNSBL - Mail Blacklist-Check.